みなさんは、会社でメールを使用していますか？
もちろん当然のようにごく当たり前に使用しているかと思います。メールを使用しないというところもあるかもしれませんが、一般的にビジネスの場においてはメールの使用はもはや必須なものになっています。そんなメールですが、ビジネスのメールでは普段の友人や家族とのメールのやり取りとはかなり違っていて、使用する言葉はもちろんですが、その書き方、文章のまとめ方も形式があるのです。敬語を使っているからといって文章を自由に書いて送信すると相手にとても迷惑で失礼にあたります。

実はメールの正しいマナーがきちんと身に付いているという方はあまり多くは無いだろう考えます。というのも、もしちょっと不快なメールを受け取ったとしても、それを相手に指摘することがあまりありません。失礼極まりないメールの場合は指摘して注意するかもしれませんが、ちょっとくらいのミスならわざわざ指摘することはしないはずです。そして、メールは自分と相手のやり取りで第三者が関わる事がないため、自分のメールを常に確認する人がおらず、正すこともないまま送信することになります。

これではメールの正しいマナーを身に付けるのはなかなか困難です。
なので、メールで覚えておきたい正しいマナーのポイントをいくつかご紹介してみたいと思います。

メールの書き方

挨拶の書き方

メールの挨拶では、一般的には「お世話になっております」が使われます。
メールでも普段の挨拶と一緒ですね。メールだからと言って特別な挨拶はありません。
他には、
「ご連絡ありがとうございました」
「先日はありがとうございます」
など、そのときの自分の状況によって適した挨拶文を使い分けていきます。

本文の書き方

挨拶文を書いたら、次は本文を書いていきましょう。
ビジネスのメールでは、だらだらと必要以上に文章を書かずに簡潔にまとめるのが基本となります。
なので、まずはこのメールをなぜ送るのかという理由、主旨から書いて、メールを送る相手に対してこのメールがどういう用件のメールなのかということをすぐに理解してもらいます。そうすることで、もし相手が忙しい作業中などにメールの確認をしたときにそのメールがどういう内容か理解できます。

例文としては、
「データの確認の件について報告いたします」
「会議の結果を報告いたします」

などがあります。

本文の頭の方に主旨を書いておけば、そのメールが急を要する内容なのか、
今行っている作業が落ち着いてから返信してもいいのかを判断できます。
このように、相手の立場、状況などを考えてメールを送るのがとても大切です。

そして、肝心の内容を書いていきますが、大切なポイントはいかに”わかりやすく書くか”です。

ビジネスメールでは文章の言葉遣いがきちんとできていても長文だったり
内容がわかりづらいものでは相手に対してとても失礼です。
先ほども述べましたが、相手の状況を考えた上でわかりやすく簡潔なメールを送るのが大切です。

なぜメールを送るのか、どういった内容を伝えたいのか、このメールに対して相手に何を望むのか、を考えて文章をまとめていきます。ただ、気をつけることとして、言葉遣いに気を付けたり相手にわかりやすく書こうと内容にも気を使いすぎて悩んでしまい、ちょっとした報告の内容でもとても時間をかけてしまうこともあります。いろいろなことを一度に考えてしまうとなかなか文章がまとまりにくいものですので、まずは内容から考えて言葉遣いは内容ができあがってからでもいいと思います。

一通り文章ができあがったら、メールの内容を読んでみましょう。
ただ読むのではなく、自分以外の誰かの立場、第三者の目になって読んでみましょう。メールの書き方がまだよくわからない場合には、第三者の目でメールを読んでみるとちょっと文章がおかしいな、という部分があったりします。もし見つかればそこを修正してもう一度読み返し、特に問題が無ければ文末を書きましょう。

文末

メールの挨拶、内容がうまくできたら最後に文末を書いて終了です。
あともう少しでメールが完成しますので頑張りましょう。

ビジネスメールの文末といっても特に難しいことはありません。基本的には
「よろしくお願いいたします」
を使います。これで終了です。メールを送る場合、たいていは「お世話になっております」から始まり、内容は依頼などのお願い事が多いものです。なので文末は「よろしくお願いします」で結ぶことが多くなります。

ほかの文例としては、
「ご検討の程、よろしくお願いいたします」
「ご協力頂けます様、よろしくお願いいたします」
など、通常よりも強くお願いしたい場合などはこのように書くといいでしょう。